ทำยังไงไม่ให้ไอเดียดี ๆ หายไปจากองค์กร

Joseph Golan หนึ่งในผู้บริหารระดับสูงของ Elop บริษัท electro-optics จากอิสราเอลเข้าใจดีว่าความสำเร็จของหน่วยงานที่เขาดูแลอยู่นั้นขึ้นอยู่กับการสร้างไอเดียนวัตกรรมของพนักงาน แต่เขาก็เห็นว่าระบบการสร้างไอเดียที่หลายองค์กรใช้อยู่มักจะไม่ค่อยได้ผล เพราะในระบบเดิมมักจะมีพนักงานแค่ไม่กี่คนที่กล้าเสนอไอเดียและต้องพิสูจน์ให้ผู้บริหารเห็นถึงผลประโยชน์ด้านการเงินที่องค์กรจะได้จากการเอาไอเดียไปทำจริง

ซึ่งนี่เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและซับซ้อน เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะเริ่มเห็นว่าเสนอไอเดียไปก็เท่านั้น ไม่คุ้มกับความเหนื่อยและการเสียเวลา ในช่วงสามทศวรรษที่ผ่านมา ได้มีการวิจัยว่าองค์กรที่มีความคิดสร้างสรรค์ที่ต่ำนั้น มักชอบกระตุ้นให้พนักงานคิดไอเดียใหม่ ๆ ออกมา แต่ไม่มีระบบที่ช่วยนำไอเดียเหล่านั้นให้ไปทำจริง เช่น ไม่มีทรัพยากร การสนับสนุน หรือกลไกให้ สุดท้ายพนักงานก็จะหยุดสร้างไอเดียไปเอง

Golan เลยได้พัฒนาระบบการเสนอไอเดียแบบใหม่ขึ้นมา ซึ่งแตกต่างจากระบบเดิม ที่แค่รอให้พนักงานเสนอไอเดียแต่เพียงอย่างเดียว ระบบใหม่นี้ช่วยพัฒนาและดูแลไอเดียนวัตกรรมอย่างครบวงจร เพื่อไม่ให้ไอเดียหายไปจากระบบและพนักงานไม่เสียกำลังใจ

เขามองไปที่การกำจัดอุปสรรคในการสร้างความคิดสร้างสรรค์ เช่น ความกลัวที่จะล้มเหลว ทัศนคติเชิงลบของผู้บริหาร การขาดแคลนทรัพยากร การอนุมัติหลายขั้นตอน บ่อยครั้งพนักงานมีไอเดียดี ๆ อยู่ในหัว แต่ไม่กล้าเสนอออกมาเพราะคิดว่าตัวเองนั้นตำแหน่งไม่สูงพอ หรือไอเดียของตัวเองนั้นยังไม่ดีพอที่จะเอาไปทำจริง หรือบางครั้งไม่สามารถอธิบายถึงประโยชน์ที่องค์กรจะได้อย่างชัดเจน หรืออาจแค่ไม่อยากสละแรงและเวลานอกการทำงานในการพัฒนาไอเดีย

ในระบบแบบเก่าที่ขาดความชัดเจนในกระบวนการ พนักงานมักจะสงสัยว่าผู้บริหารไม่ได้ประเมินไอเดียของพวกเขาอย่างจริงจังมากพอ บางคนอาจกลัวว่าคนอื่นจะได้เครดิตจากไอเดียที่เขาคิดขึ้นมาหรือต้องถูกลงโทษถ้าไอเดียนั้นล้มเหลว

Golan ได้พัฒนา intranet platform ที่ให้พนักงานส่งผลงานและทุกคนสามารถเข้าไปดูข้อมูลได้ระบบที่โปร่งใสนี้ ช่วยให้การประเมินไอเดียมีความยุติธรรมมากขึ้น และภายใต้ระบบใหม่นี้ ผู้บริหารระดับกลางมีหน้าที่เสนอผลงานของผู้ใต้บังคับบัญชาให้แก่ผู้บริหารอาวุโสเพื่อได้รับการอนุมัติสนับสนุนด้านทรัพยากรนี้ได้ช่วยพนักงานระดับล่างคลายความกังวลที่จะต้องเสนอไอเดียเองแต่ก็ยังได้เครดิตและการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อเอาไปทำจริงและยังกระตุ้นให้ผู้บริหารระดับกลางเองให้ทำงานกับพนักงานมากขึ้นเพื่อขัดเกลาไอเดียร่วมกันก่อนเสนอไอเดียให้ข้างบนในระบบการสร้างไอเดียที่องค์กรทั่วไปมักให้รางวัลแก่คุณภาพของไอเดียแต่เพียงอย่างเดียว

ระบบใหม่ที่ Golan พัฒนาขึ้นมองไปที่ความพยายามของพนักงานด้วยไมใช่แค่เฉพาะผลที่ออกมา และช่วยสร้างการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นในองค์กรพนักงานทุกคนที่ส่งไอเดียจะได้ “คะแนนความคิดสร้างสรรค์” จากคณะกรรมการ

ยิ่งไอเดียยิ่งแปลกแหวกแนวเท่าไร คะแนนก็จะยิ่งสูงเพื่อผลักดันให้พนักงานออกจาก comfort zone ของตัวเอง คะแนนที่เป็นประโยชน์ต่อหลายคนในองค์กรก็จะได้คะแนนสูงเช่นกัน

ทุกคนที่ส่งไอเดียจะได้รางวัลเล็กน้อย เช่น ปากกาหรือจดหมายขอบคุณจากผู้บริหารพนักงานหลายคนบอกว่าคำติชมจากผู้นำองค์กรหรือการได้รับการยอมรับช่วยสร้างกำลังใจและความมั่นใจมากขึ้นแน่นอนว่าไม่ใช้ทุกไอเดียที่ควรได้รางวัลหรือเอาไปทำจริง

แต่ถ้าผู้บริหารสามารถสื่อสารกับพนักงานให้เห็นว่าตัดสินใจนั้นชัดเจนและยุติธรรม พนักงานเหล่านั้นก็ยังจะมีกำลังใจถึงแม้ว่าไอเดียของพวกเขาจะตกรอบ

เพื่อให้พนักงานเชื่อว่ากระบวนการตัดสินใจนั้นยุติธรรม ผู้บริหารต้องทำสามอย่างต่อไปนี้

1.) รับข้อมูลให้ถูกต้องและสมบูรณ์จากพนักงานก่อนตัดสินไอเดีย
2.) ช้เกณฑ์วัดประเมินไอเดียที่ชัดเจนและไม่เอนเอียง
3.) อธิบายกับพนักงานได้อย่างชัดเจนถึงวิธีการตัดสินไอเดีย เมื่อกระบวนการมีความยุติธรรมพนักงานยังคงความกระตือรือร้นและใช้คำติชมเพื่อพัฒนาไอเดียต่อ ๆ ไปให้ดีขึ้น ระหว่างปี 2007-2014 พนักงานของ Golan สร้างได้มากกว่า 5,000 ไอเดียที่กว่า 70% ถูกหยิบเอาไปทำจริง และ 81% ของพนักงานกว่า 430 คนมีส่วนร่วมในการส่งไอเดียเมื่อเปรียบเทียบกับแค่ 37% ในระบบแบบเดิม ไอเดียเหล่านี้สร้างมูลค่าแก่องค์กรอย่างมหาศาลและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรอย่างสิ้นเชิง

ผู้แปลและเรียบเรียงโดย : คุณก้องไกล เมฆศรีวรวรรณ (อาจารย์ก้อง)
Innovation Specialist

แหล่งที่มา : https://bit.ly/2JmP5Mm