ประชุม! ประชุม! ประชุม! ประชุมอีกแล้วเหรอ ?

มนุษย์ออฟฟิศมักมีประสบการณ์แย่ ๆ เกี่ยวกับการประชุมที่แตกต่างกันไป ไม่ว่าจะเป็น ประชุมนานสุด ๆ คนพูดไม่รู้เรื่องสุด ๆ กดดันสุด ๆ หรือแม้กระทั่งเสียเวลาสุด ๆ หลายคนคงผ่านกันมาบ้างแล้ว

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานของพนักงานออฟฟิศแบบเรา ๆ นี่ นอกจากจะต้องทำงานอย่างขยันขันแข็งเพื่อให้เจ้านายรักเจ้านายหลง (แล้วก็ได้โบนัสเพิ่ม อิอิ) หรือโดนเปรียบว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรเพื่อเดินหน้าสู่เป้าหมายตามนโยบายที่วางไว้อะไรก็แล้วแต่ มันก็คือการทำงานที่มนุษย์ออฟฟิศทั่วไปกำลังทำอยู่นี่แหละ แต่การทำงานทั่วไปใช่ว่าจะมาจากการตั้งหน้าตั้งตาทำงานของคนในองค์กรเท่านั้น แต่ยังต้องรวมไปถึงการที่ทุกคนต้องเข้าใจในสิ่งที่ตนเองจะต้องทำด้วย

แล้วที่ทำงานอยู่ทุกวี่ทุกวันนี้ไม่ได้แปลว่าเข้าใจในงานของตัวเองหรอกหรือ ? ใช่ คุณอาจจะเข้าใจแล้ว แต่ไม่ใช่ทั้งหมดหรอก เพราะสุดท้ายคนเราก็จะต้องเจอการทำงานใหม่ ๆ ที่คุณอาจจะไม่เข้าใจอยู่ดี คำตอบที่ชัดที่สุดที่คุณจะเข้าใจการงานของคุณได้เพิ่มมากขึ้นก็คือ การประชุม ยังไงล่ะ

ถึงแม้การประชุมนั้นจะสำคัญต่อองค์กรอย่างไร จะช่วยทำให้คนในองค์กรเข้าใจการทำงานขึ้นเพียงใด แต่มนุษย์ออฟฟิศส่วนใหญ่ก็ไม่ชอบการเข้าประชุมอยู่ดี คำตอบง่าย ๆ ก็คงประมาณว่ามันน่าเบื่อ (ถึงแม้เหตุผลจริง ๆ จะมีเยอะกว่านั้น อย่างเช่น ไม่อยากโดนเรียกไปถูกด่าต่อสาธารณชน 555 )

งั้นลองมาดูเทคนิคใหม่ ๆ ที่หากคุณนำมาใช้ร่วมกับการประชุม อาจจะให้ความน่าเบื่อที่เกิดขึ้นกับคุณเปลี่ยนไป

“จำนวนคนที่เข้าประชุมไม่ควรเกินที่จะเลี้ยงพิซซ่าสองถาด”

ถ้าการประชุมครั้งหนึ่งต้องมีคนจำนวนมากเข้าร่วมหรือองค์ประชุมขนาดใหญ่เกินไป ความคิดเห็นและหัวข้อเสนอก็จะมากขึ้น รวมไปถึงอาจต้องใช้เวลาในการสรุปและตัดสินใจที่นานขึ้นตามไปด้วย กฎ Two pizza team จึงถูกนำเข้ามาใช้ เพื่อให้มีสมดุลที่ดีของจำนวนคนที่เข้าประชุมไม่มากเกินไป และยังไม่ขาดสภาพการคล่องตัวขององค์ประชุม ไอเดียนี้มาจาก Jeff Bezos ชายที่ขึ้นชื่อว่ารวยที่สุดในโลกคิดขึ้นมาสำหรับการประชุมภายในบริษัทของเขา

หากเปรียบห้องประชุมเป็นชั้นเรียนที่จะมีผลต่อการศึกษา ผลวิจัยชี้ว่าจำนวนเด็กนักเรียนต่ำกว่า 20 คนต่อห้องจะเป็นประโยชน์ต่อการเรียนรู้ ก็ฟังดูเป็นเหตุผลที่ดี เพราะการประชุมก็เหมือนต้องไปเรียนรู้และทำความเข้าใจสิ่งใหม่เหมือนกัน นอกเสียจากประชุมครั้งนั้นคุณจะได้รับบทเป็นคุณครู (ผู้นำเสนอ)

ข้อพึงระวังอย่างหนึ่งคือ ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ควรมีคนกินจุมากนัก เพราะพิซซ่าแค่สองถาดอาจทำให้เลี้ยงคนประชุมได้แค่ 3 – 4 คน

“ลองเปลี่ยนเวลาประชุมมาเป็นก่อนอาหารเที่ยงสักพักดูสิ”

นี้ก็เป็นอีกหนึ่งไอเดียเอาไว้ใช้กับการจัดประชุมที่แสนน่าเบื่อหน่าย(ของใครบางคน)ได้ดีอยู่เหมือนกัน เพราะการมีเวลาจำกัดในการประชุมแต่ละครั้งจะทำให้ความกระชับจากเรื่องราวของผู้นำเสนอมีมากขึ้น ผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่ปล่อยให้ความยืดยาวของเวลาหรือต้องรอสรุปผลการประชุมผ่านไปอย่างเนิ่นนานแน่ๆ เพราะอย่างน้อยทุกคนคงต้องอยากออกไปหาอะไรทานบ้างใช่ไหม แน่สิเพราะเป้าหมายต่อไปมันคือเวลาพักเที่ยงยังไงล่ะ เพราะฉะนั้นหากคุณสามารถจัดโปรแกรมเวลาการประชุมได้ สักประมาณ 10.30 -11.00 ก็เยี่ยมไปเลย นี่เป็นเวลาที่ทำให้บางคนตื่นตัวตลอดการประชุมได้

แต่ข้อพึงระวังอย่างหนึ่ง คือ คุณต้องมั่นใจสักนิดว่าไม่ได้มีใครทานอะไรรองท้องมาก่อน โดยเฉพาะระดับหัวหน้าของคุณ เขาอาจลากการประชุมยาวขึ้นไปอีกได้นิดหน่อย จนอาจทำให้คุณกระวนกระวายในความอยากอาหารออกมา เพราะอย่างน้อยหัวหน้าคุณก็ไม่ได้มีความจำเป็นไปกินอาหารเที่ยงเร็ว ๆ นี้แน่ ๆ

“ลากเก้าอี้ออกจากห้องประชุมให้หมด”

คุณเข้าใจไม่ผิดหรอก เอาเก้าอี้ที่นั่งนี่แหละออกไปจากห้องจัดประชุมให้หมด แล้วก็ยืนไปด้วยประชุมกันไปด้วยนี่แหละ ผลวิจัยจากมหาลัยWashington ได้ทำการศึกษาไว้ว่า เมื่อนำการประชุมแบบนั่งกับแบบยืนมาเปรียบเทียบกัน จะเห็นว่าการประชุมแบบยืนจะสร้างความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลหรือความคิดของผู้เข้าร่วมได้ดีกว่า ทั้งนี้การยืนในมุมมองทางด้านสรีรวิทยาเป็นการบ่งบอกถึงความต้องการแสดงออกบางอย่างอยู่ตลอด ทำให้คนที่ยืนอยู่กล้าแสดงความคิดเห็นได้ชัดเจนกว่าคนที่นั่งเก้าอี้ และรวมไปถึงผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสังเกตพฤติกรรมของคนอื่นได้ง่ายด้วยเช่นกัน

กลับกันคุณก็อาจต้องเช็คสภาพร่างกายของของผู้เข้าประชุมสักนิดหนึ่ง รวมไปถึงเวลาในการประชุมด้วยก็ดี หากประชุมกันเกินครึ่งชั่วโมงขึ้นไปคงได้ถูกบ่นเป็นแน่ หรือถ้าหากหัวหน้าคุณเกิดขาแข้งไม่ดีขึ้นระหว่างทางระวังจะมีผลต่อโบนัสเอานะ

“หาของเล่นสักชิ้นติดไปประชุมด้วย”

อันนี้เหมาะสำหรับคนขี้เบื่อการประชุม แต่ไม่อยากทำอะไรที่มันใหญ่เกินตัวเกินไป หาของเล่นติดไปห้องประชุมด้วยก็เป็นความคิดที่ไมเลว แต่ควรเป็นของชิ้นเล็กๆที่พกพาได้สะดวกสักหน่อย ยกตัวอย่างก็พวก รูบิค สกุชชี่ พวงกุญแจ หรือเครื่องบีบมือ ก็น่าสนุกไม่น้อย ของเล่นพวกนี้อาจทำให้คุณผ่อนคลายกับเรื่องเครียด ๆ ในห้องประชุมได้มากขึ้น แต่อย่านำออกมาเล่นจนเกินพอดี เพราะคุณอาจจะถูกเพ่งเล็งจากคนอื่นได้ง่าย ไม่อย่างนั้นภาพลักษณ์ของคุณอาจกลายเป็นคนที่ไม่เอาใจใส่งานในสายตาเจ้านายไปเลยก็ได้

“เปลี่ยนสถานที่ประชุมไปเลย”

จริง ๆ ที่คุณเบื่อการประชุมอาจจะมาจากสาเหตุจากสถานที่ก็ได้ โต๊ะตัวเดิม ๆ เก้าอี้ตัวเดิม ๆ วิวแบบเดิม ๆ พวกนี้อาจจะไม่กระตุ้นความสนใจในการประชุมของคุณมากนัก ลองออกไปหาที่ใหม่ ๆ ดู ให้ความรู้สึกไม่ชินเป็นสิ่งคอยช่วยทำให้ตื่นตัวอยู่ตลอดเวลาก็น่าจะดี จะหาที่ที่ดูเป็นธรรมชาติสักนิด หรือจะเข้าไปนั่งในร้านกาแฟมีผู้คนเดินไปเดินมาเป็นฉากหลัง มีเสียงดนตรีสบาย ๆ เปิดไปด้วยก็ให้อารมณ์ร่วมดีไม่น้อย

แต่อาจต้องดูด้วยสักนิดว่าการหาสถานที่ใหม่ ๆ จะไม่เป็นการเสียเวลาในการประชุมมากจนเกินไปไหม และถ้ามัวแต่หาสถานที่ใหม่ประชุม เกรงว่าพอถึงเวลาประชุมจริงๆคงจะเหลือเวลาแค่น้อยนิดแน่ ๆ

สุดท้ายก็ขึ้นอยู่ว่าใครจะลองเอาเทคนิคแบบนี้ไปใช้ในการจัดประชุมบ้าง คงไม่ต้องทำอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียวตลอดการประชุม คุณอาจจะเอามาประยุกต์ใช้ในส่วนที่เหมาะสมกับเวลาหรือสไตล์ของคุณได้ หลังจากนี้การประชุมที่แสนน่าเบื่ออาจจะทำให้คุณรู้สึกสนในเพิ่มขึ้นก็ได้ อย่าลืมว่าพนักงานที่ดีก็อย่าลืมให้ความสำคัญกับการประชุมด้วย เพราะการเรียนรู้และทำความเข้าใจใหม่ ๆ ก็เกิดจากคนในองค์กรมาพูดปะหารือกันในห้องสี่เหลี่ยม ๆ ห้องหนึ่งนี่แหละ

แหล่งอ้างอิง : Jeff Bezos Knows How to Run a Meeting. Here's How He Does It